Ein gutes System ist unsichtbar: Interessent:innen erleben Klarheit, du siehst Fortschritt. Ziel ist ein Flow, der nichts vergisst – und niemanden nervt.
Der Anfrage-Flow
- Formular → Qualifikation → Routing → Follow-up.
- Jede Stufe hat klare Kriterien und Verantwortlichkeiten.
Formular & Qualifizierung
- Pflichtfelder minimal, optionale Felder mit Mehrwert.
- Multiple Choice statt Freitext, wo sinnvoll.
- Fragen in „Warum jetzt?“ und „Was genau?“ aufteilen.
Routing & SLA
Wer macht was, bis wann? Definiere SLAs (z. B. „Erstantwort < 4 Std.“) und automatisiere Zuweisungen nach Thema/Volumen.
CRM-Hygiene
- Pflichtfelder: Status, Quelle, nächster Schritt, Owner.
- Notizen standardisieren (z. B. DISCOVERY / SCOPE / NEXT).
- Duplikate deduplizieren, alte Leads archivieren.
Automationen
Templates für Antwort-E-Mails, Termine per Link, Erinnerungen bei Funkstille. Automationen helfen, menschlich zu bleiben – nicht umgekehrt.
Metriken, die zählen
- Time-to-First-Response
- Qualifizierungsrate & Conversion je Kanal
- Pipeline-Durchlaufzeit & Win-Gründe